總的概括地講，檔案的作用有兩個方面，一是憑證作用，二是參考作用。對于一個具體單位或個人，檔案的作用體現(xiàn)在很多方面，而檔案專用的儲存設備是檔案密集架，檔案密集架可以幫助企事業(yè)單位長久安全的儲存和管理大量的檔案資料，并且可以高效管理以及節(jié)省空間，是不可多得的好產(chǎn)品，那么下面就節(jié)省下檔案的日常作用節(jié)省以及專業(yè)裝具檔案密集架吧。

檔案是一個單位或個人歷史的真實、全面的反映；同時檔案也是一個單位或個人維護自身權(quán)益的重要工具；檔案可以作為一個單位規(guī)范管理的基礎；檔案也是積累和傳播知識的重要載體；檔案是一個單位或個人建立信用，在社會活動、生產(chǎn)經(jīng)營等方面建立和利用信用體系，獲得發(fā)展有力的工具。檔案還是國家和民族文化建立歷史記憶、傳承文明的重要載體，是"今世可以知古，后世可以知今"的重要素材。

檔案以類型分有很多的類型，而儲存各種類型的檔案則需要專用的檔案密集架，其名稱也以儲存的檔案來命名，例如儲存人事檔案的專用密集架就叫做人事檔案密集架，人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)，所以需要很好安全的儲存，而人事檔案一般由社保單位或者有資質(zhì)的企業(yè)單位的專業(yè)檔案室儲存和管理。高校學生檔案則也是國家人事檔案的組成部分，是大學生在校期間的生活、學習及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。事業(yè)單位，人事檔案相當重要。提供保管檔案的服務的機構(gòu)各地人才市場、各區(qū)、縣人才市場及街道辦等。按照我國檔案法、干部檔案工作條例、流動人員檔案管理暫行規(guī)定等法規(guī)，畢業(yè)生的人事檔案屬于國家法定、強制執(zhí)行、歸口管理的公共信息，個人不得截留和銷毀。 

檔案丟失需進行補檔，也就是說，持有者需回到小學、初中、高中、大學及原工作單位，補齊相關(guān)證明材料，因為檔案未歸檔會影響到入黨、升學等，影響自己評定職稱、考研政審、勞動保險及日后的離退休手續(xù)辦理，也會影響到自己出國留學。如果有考公務員的意向，檔案必須保管好，一般都需要儲存進專門儲存檔案單位的檔案密集架中。

企業(yè)檔案是企業(yè)管理發(fā)展中重要的一部分，與企業(yè)本身的體制以及企業(yè)管理和改革等活動有著密切關(guān)系，而企業(yè)本身的體制以及企業(yè)管理的不斷深化又必然會對企業(yè)檔案產(chǎn)生重要的影響。企業(yè)的檔案管理是企業(yè)科學決策的依據(jù)，企業(yè)效益的體現(xiàn)，同時也是企業(yè)的重要資源，所以企業(yè)單位需要設立檔案室，安裝檔案密集架進行高效的儲存企業(yè)檔案。